En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes que regulan la protección de datos personales en la República de Colombia, WerdsAI adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Esta política garantiza a todos los usuarios, clientes, contactos y colaboradores el ejercicio efectivo de sus derechos fundamentales a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que repose en nuestras bases de datos.
Identificación del Responsable del Tratamiento
Razón / Marca: WerdsAI (WerdsMind)
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico para Habeas Data: privacidad@werdsai.com
Correo de Asuntos Legales: legal@werdsmind.com
Marco Legal y Principios Rectores
El tratamiento de datos en WerdsAI se sujeta estrictamente a los principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
Autorización del Titular
La recolección de datos personales por parte de WerdsAI se realiza mediante canales digitales transparentes con manifestación de voluntad previa e inequívoca:
- Formulario de Registro: Checkbox interactivo mandatorio antes del envío de datos.
- Autenticación Federada: Aviso explícito de consentimiento antes de iniciar sesión con Google OAuth.
- Canales de WhatsApp: En los mensajes iniciales enviados a través de plantillas oficiales de Meta se proporciona acceso a las políticas de privacidad.
Finalidades del Tratamiento
WerdsAI recolecta y trata datos personales para las siguientes finalidades corporativas legítimas:
- Aprovisionar la cuenta multi-inquilino de la empresa contratante.
- Procesar el enrutamiento de mensajes y asignación de conversaciones a los asesores o agentes de servicio al cliente.
- Soportar la generación de resúmenes de llamadas o chats mediante modelos de procesamiento de lenguaje natural y flujos n8n.
- Gestionar la relación contractual, cobros, facturación electrónica y cumplimiento de obligaciones tributarias.
- Verificar la seguridad técnica, prevención de fraudes y auditoría del sistema CRM.
Derechos de los Titulares de la Información (Derechos ARCO)
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a WerdsAI en su condición de Responsable del Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Ser informado previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Procedimiento para Consultas, Reclamos y Supresión de Datos
Para el ejercicio de sus derechos de Habeas Data, el titular o sus causahabientes podrán radicar su solicitud mediante comunicación escrita dirigida al correo electrónico:
Canal de Radicación: privacidad@werdsai.com
A. Requisitos de la Solicitud: Debe contener nombre completo, número de documento de identificación, correo electrónico registrado, descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo y documentos de soporte si aplica.
B. Término de Respuesta para Consultas (Art. 14 Ley 1581): Se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible, se informará al interesado expresando los motivos y fijando fecha de respuesta (máximo 5 días adicionales).
C. Término de Respuesta para Reclamos / Supresión (Art. 15 Ley 1581): Se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo completo.
Medidas de Seguridad de la Información
WerdsAI adopta medidas técnicas, jurídicas y organizativas estrictas para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales:
- Cifrado de datos confidenciales en reposo mediante el algoritmo AES-256-GCM.
- Canales de comunicación seguros HTTPS / TLS 1.3 con certificados SSL activos.
- Controles de acceso basados en roles (RBAC) donde los agentes solo acceden a las conversaciones autorizadas.
- Aislamiento de bases de datos por identificador de inquilino corporativo (
id_company).
Vigencia de la Base de Datos y Actualizaciones
Las bases de datos gestionadas por WerdsAI tendrán un periodo de vigencia correspondiente al término de la relación contractual más el tiempo necesario para el cumplimiento de obligaciones fiscales y legales exigibles.
Esta Política entra en vigencia a partir de su publicación en enero de 2026. Cualquier modificación sustancial será notificada a través del sitio web y canales habituales.